„Zeitmanagement“ für‘s Studium und darüber hinaus

Ich ver­mu­te, jeder Stu­dent und jede Stu­den­tin kann sich an die­se Situa­ti­on erin­nern: das Semes­ter in vol­lem Gan­ge, vie­le Vor­le­sun­gen, Semi­na­re und Übun­gen zu besu­chen, dazwi­schen noch mehr klei­ne Auf­ga­ben zu erle­di­gen, und irgend­wann will man sich ja auch mal erholen.

Zumin­dest für mich waren das immer mal wie­der stres­si­ge Zei­ten, weil ich oft abends noch Ter­mi­ne in der Poli­tik oder mit einem mei­ner Chö­re hat­te (oder womög­lich bei­des am sel­ben Tag…). Eine Fra­ge, die ich mir in sol­chen Situa­tio­nen oft gestellt habe und die ich für eine der wich­tigs­ten Fra­gen für ein erfolg­rei­ches Stu­di­um hal­te, ist recht nahe­lie­gend: wie tei­le ich mir mei­ne Zeit am sinn­volls­ten ein?

Eini­ge Men­schen kom­men wohl gut damit zurecht, auch ohne sich einen detail­lier­ten Plan zu machen, wann sie was erle­di­gen. Dazu gehö­re ich defi­ni­tiv nicht. Ich brau­che Struk­tur und Klar­heit. Nicht nur in mei­ner Arbeit, son­dern vor allem auch in mei­nem Alltag.

Momen­tan mer­ke ich (auch coro­na-bedingt) immer wie­der, wie mir mei­ne Zeit desöf­te­ren ent­rinnt. Des­halb dach­te ich, es wäre viel­leicht eine gute Idee, mei­ne Erfah­run­gen zum Zeit­ma­nage­ment in Schrift­form zu reflek­tie­ren. Viel­leicht ver­ste­he ich mich dann selbst ein biss­chen bes­ser und womög­lich hel­fe ich sogar noch wem damit 🙂

Meine Methoden und Erfahrungen damit

Die aus mei­ner Sicht wich­tigs­te Regel bei all mei­nen Ver­su­chen, Struk­tur und Über­sicht in mei­ne Auf­ga­ben und mei­ne Zeit zu bekom­men, ist denk­bar ein­fach (und übri­gens eines der Grund­prin­zi­pi­en von David Allens „Get­ting Things Done“):

Samm­le alle dei­ne Auf­ga­ben an einem Ort!

Auf die­se Wei­se kann nichts ver­lo­ren gehen und es ist immer klar, wo die aktu­el­len, offe­nen Auf­ga­ben sind.

Für mich hat es sich bewährt, mei­ne Auf­ga­ben in der App Todoist zu sam­meln. Natür­lich könnt ihr auch vie­le, vie­le ande­re Apps ver­wen­den, eine ein­fa­che Text­da­tei füh­ren oder (ganz alt­mo­disch) eine hand­schrift­li­che Papier-Lis­te schrei­ben. Wich­tig ist vor allem, dass ihr eure To Do-Lis­te und eine Mög­lich­keit zum Ein­tra­gen (fast) immer greif­bar habt und alles bei­sam­men ist.

Am Ende eines Tages ver­su­che ich, mei­ne Auf­ga­ben so gut es geht zu sor­tie­ren: Wann muss ich sie erle­di­gen? Wel­ches Mate­ri­al brau­che ich dafür? Zu wel­chem mei­ner Pro­jek­te gehört die Aufgabe?

Ich bin nach wie vor nicht end­gül­tig sicher, wie genau ich mei­ne Auf­ga­ben am bes­ten sor­tie­re. Da bin ich sel­ber noch am Aus­pro­bie­ren und schwan­ke zwi­schen einer Ein­tei­lung nach The­men, einer Ein­tei­lung nach geschätz­tem Zeit­auf­wand (war­um das wich­tig für mich ist, seht ihr unten) und einer Ein­tei­lung nach Art der Akti­vi­tät. Ich wür­de mich freu­en, wenn ihr eure Erfah­run­gen dazu mit mir teilt – nichts ist hilf­rei­cher als ein biss­chen Input von außen!

Methode 1 – „Reactive List Method“

Die wohl ver­brei­tets­te Metho­de, sei­ne Auf­ga­ben zu erle­di­gen, ist die fol­gen­de: Zwi­schen den ein­zel­nen fes­ten Ter­mi­nen (zum Bei­spiel Lehr­ver­an­stal­tun­gen, Bespre­chun­gen mit Dozent*innen oder Kommiliton*innen) schaut man immer wie­der auf sei­ne To Do-Lis­te und ver­sucht, so vie­le Auf­ga­ben wie mög­lich abzu­ar­bei­ten. Cal New­port nennt die­se Metho­de in sei­nem emp­feh­lens­wer­ten Pod­cast in Epi­so­de 7 die „Reac­ti­ve List Method“. Die­se Metho­de ist mit Sicher­heit pro­duk­ti­ver als ein­fach das zu machen, was einem gera­de ein­fällt, aber sie hat vie­le Wege, einen schei­tern zu lassen:

  1. In den sel­tens­ten Fäl­len klappt es, alle Auf­ga­ben auf ein­mal zu erle­di­gen. So sam­meln sich immer mehr Auf­ga­ben auf der Lis­te und das Gefühl, nicht mehr Herr (oder Frau) der Lage zu sein, ver­schlim­mert sich mit jedem Blick auf die Liste.
  2. Wenn man doch mal mit allen auf­ge­schrie­be­nen Auf­ga­ben fer­tig ist, fal­len einem bestimmt noch mehr Auf­ga­ben ein, die man erle­di­gen könn­te. Auch wenn eigent­lich alles erle­digt ist und man guten Gewis­sens eine Pau­se machen könn­te, kom­men plötz­lich Zwei­fel, ob man wirk­lich genug gear­bei­tet hat. Das kann vor allem zu einem Pro­blem wer­den, wenn die Auf­ga­ben kein wirk­li­ches „Fer­tig“ ken­nen (zum Bei­spiel bei einem For­schungs­pro­jekt oder einer ande­ren ergeb­nis­of­fe­nen Arbeit).
  3. Das für mich größ­te Pro­blem: immer wie­der kamen mir (schein­bar) drin­gen­de Auf­ga­ben dazwi­schen, die mei­ne Lis­te und die Ansät­ze mei­nes Zeit­plans über den Hau­fen gewor­fen haben. Mit einer ein­zi­gen lan­gen, linea­ren To Do-Lis­te weiß man kaum, wann man die­se Auf­ga­ben erle­di­gen soll, wenn nicht genau jetzt.

Ihr seht also: die­se Metho­de schafft zwar Ord­nung in dem Sin­ne, dass kei­ne Auf­ga­ben mehr lie­gen blei­ben. Was trotz­dem bleibt ist das Ohn­machts­ge­fühl, nicht über die eige­ne Zeit ver­fü­gen zu können.

Methode 1b – „Reactive List“ meets „Time Blocking“

Rela­tiv nahe­lie­gend ist fol­gen­de Ver­bes­se­rung: Nimm dei­ne lan­ge To Do-Lis­te und

über­le­ge bei jeder Auf­ga­be, wann du sie erle­di­gen musst oder möch­test.

So kriegst du für jeden Tag eine Lis­te mit Auf­ga­ben, die an die­sem Tag zu erle­di­gen sind. Die­se Lis­te kannst du dann nach und nach abar­bei­ten und kannst auch beru­higt Fei­er­abend machen, wenn du das Ende der Lis­te erreichst.

Ein gro­ßes Pro­blem bleibt aber bei die­ser Metho­de: wer sagt, dass (gera­de in ohne­hin stres­si­gen Situa­tio­nen) nicht mehr Auf­ga­ben anste­hen, als du in der ver­füg­ba­ren Zeit schaf­fen kannst? Es ist mir mehr als ein­mal pas­siert, dass ich gro­ße Plä­ne für einen Tag hat­te, nur um dann zu mer­ken, dass mei­ne Zeit über­haupt nicht ausreicht.

Also wie­der ein klei­ner Fort­schritt, aber so rich­tig erfolg­reich und vor allem glück­lich wur­de zumin­dest ich mit die­ser Metho­de auch nicht.

Methode 2 – „Time Blocking“

Eine Metho­de, die ich seit die­sem Som­mer das ers­te Mal bewusst ver­wen­de und immer wei­ter ver­fei­ne­re, ist das so genann­te „Time Blo­cking“. Wer zum Bei­spiel ein Fan von Elon Musk (oder zumin­dest sei­nem Tages­plan) ist, kennt viel­leicht die Idee:

  1. Zer­tei­le dei­nen Tag in fes­te Zeitintervalle.
  2. Mach eine Lis­te der Auf­ga­ben, die du an die­sem Tag erle­di­gen musst/willst.
  3. Gib jedem Zeit­in­ter­vall eine Beschäf­ti­gung (ich zäh­le dazu auch Pausen).
  4. Arbei­te fast wie eine Maschi­ne die­sen Zeit­plan ab so gut es geht.

Natür­lich kann es im Lau­fe des Tages zu Ver­schie­bun­gen im Zeit­plan kom­men, wenn mal eine Auf­ga­be län­ger dau­ert als erwar­tet oder tat­säch­lich ein drin­gen­der Ter­min dazwi­schen kommt. Aber im Gro­ßen und Gan­zen löst zumin­dest aus mei­ner Sicht die­se Metho­de die Haupt­pro­ble­me von Metho­de 1, der „Reac­ti­ve List Method“:

  1. Das Pro­blem, dass man man­che Auf­ga­ben gar nicht bear­bei­tet, gibt es kaum noch. Natür­lich kann es vor­kom­men, dass man nicht jedes Detail in der geplan­ten Zeit schafft, aber für vie­le Situa­tio­nen ist das auch gar nicht nötig (sie­he zum Bei­spiel das (mit etwas Vor­sicht zu genie­ßen­de!) Pare­to-Prin­zip) und man kann mit­tels Time Blo­cking zumin­dest kon­trol­lie­ren, dass für jede Auf­ga­be eine ange­mes­se­ne Zeit vor­ge­se­hen ist.
  2. Wenn man tat­säch­lich mit einer Auf­ga­be frü­her fer­tig ist als geplant, kann man beim nächs­ten Mal bes­ser ein­schät­zen, wie lan­ge man für eine ver­gleich­ba­re Auf­ga­be rea­lis­tisch braucht. Außer­dem kann man sich in der frei­hen Zeit beru­higt aus­ru­hen. Immer­hin haben die ande­ren Auf­ga­ben für den Tag ja schon ihre vor­ge­se­he­ne Zeit und es gibt wirk­lich nichts, was man genau jetzt tun soll­te. Außer: Füße hoch­le­gen, Kaffee/Tee/Kakao trin­ken, entspannen!
  3. Um auch auf uner­war­te­te Auf­ga­ben vor­be­rei­tet zu sein, plant man im Lau­fe des Tages ein biss­chen Zeit ein, in der man eben genau die­se Auf­ga­ben erle­digt. Die wenigs­ten Auf­ga­ben erfor­dern wirk­lich „genau jetzt“ eine Reak­ti­on, son­dern die aller­meis­ten Din­ge kön­nen auch mal ein paar Stun­den warten.

Das Wich­tigs­te an die­ser Vari­an­te des Time Blo­ckings ist für mich, mög­lichst nah an mei­nem Plan zu blei­ben, damit ich im Lau­fe des Tages gar nicht mehr lan­ge über­le­gen muss, wel­che Auf­ga­be als nächs­tes kommt oder wann ich die­ses oder jenes mache. Ich muss „nur noch“ mei­nen Plan abar­bei­ten. Falls ich doch mal aus dem Rhyth­mus kom­me, neh­me ich ein­fach die nächs­te Pau­se und erstel­le für den Rest des Tages einen neu­en Plan. Damit kom­me ich ganz gut zurecht und bin pro­duk­ti­ver und gleich­zei­tig zufrie­de­ner mit mir sel­ber. Vor allem kann ich end­lich ent­spannt Fei­er­abend machen!

Wie sieht mein Time Blocking in der Praxis aus?

Für den Fall, dass ich euch über­zeu­gen konn­te, dass Time Blo­cking ein ech­ter Gewinn sein kann, möch­te ich zum Schluss kurz beschrei­ben, wie ich das Gan­ze momen­tan in mei­nem All­tag umsetze.

Wie oben schon erwähnt samm­le ich mei­ne Auf­ga­ben in Todoist. Ich habe mir ange­wöhnt, wirk­lich jede noch so klei­ne Auf­ga­be dort ein­zu­tra­gen, die ich nicht sofort erle­di­gen kann. Dadurch muss ich kei­ne Angst mehr haben, mal eine Auf­ga­be zu ver­ges­sen. Das war für mich tat­säch­lich eine enor­me Erleich­te­rung, weil ich unter­be­wusst sehr viel Ener­gie und Zeit dafür ver­braucht habe, mir einen geeig­ne­ten Zeit­punkt für die nicht-notier­ten Auf­ga­ben zu suchen und sie mir über­haupt zu mer­ken. Ich kann die­ses gewis­sen­haf­te Auf­schrei­ben jeder ein­zel­nen Auf­ga­be wirk­lich nur empfehlen!

Ein­mal wöchent­lich, nor­ma­ler­wei­se am Sonn­tag­abend, gehe ich mei­nen Kalen­der durch und schaue, wel­che fes­ten Ter­mi­ne in der kom­men­den Woche anste­hen, um die her­um ich pla­nen muss. Sol­che Ter­mi­ne samm­le ich in the­ma­ti­schen Kalen­dern, die ich über Goog­le zwi­schen mei­nen Gerä­ten syn­chro­ni­sie­re und bei Bedarf mit ande­ren tei­len kann.

Jeden Abend pla­ne ich mei­nen nächs­ten Tag:

  1. Wann habe ich mor­gen Zeit?
  2. Wel­che Auf­ga­ben muss ich mor­gen erle­di­gen und wie lan­ge dau­ern sie voraussichtlich?
  3. Wel­che Auf­ga­ben will ich mor­gen erle­di­gen und wie lan­ge dau­ern sie?
  4. Ver­tei­le die Auf­ga­ben unter 2. auf die ver­blei­ben­de Zeit zwi­schen den fes­ten Terminen.
  5. Mach das glei­che mit den Auf­ga­ben unter 3.

Beim Ver­tei­len der Auf­ga­ben ver­su­che ich dar­auf zu ach­ten, dass ich zusam­men­hän­gen­de Auf­ga­ben am Stück erle­di­ge. Außer­dem über­le­ge ich, wel­che Auf­ga­ben ich zum Bei­spiel am spä­ten Nach­mit­tag noch machen kann, wenn ich lang­sam müde werde.

In der Ver­gan­gen­heit habe ich bis­her mei­ne Tages­plä­ne auch in mei­ne digi­ta­len Kalen­der ein­ge­tra­gen. Das hat dazu geführt, dass mein Kalen­der furcht­bar voll aus­sah (viel vol­ler als er es oft wirk­lich war) und ich immer mal wie­der erschla­gen war von die­sen vie­len Auf­ga­ben. Farb-codier­te Kalen­der sind nütz­lich, wenn man sie auf einen Blick erfas­sen kann. Für mei­nen detail­lier­ten Tages­plan hat sich das nicht wirk­lich bewährt (und es ist super umständ­lich, alle Ter­mi­ne von Hand durch die Gegend zu schie­ben, wenn mal was aus dem Ruder läuft).

Statt­des­sen habe ich mir vor Kur­zem ein ein­fa­ches Notiz­buch gekauft, in dem ich für jeden Tag eine Sei­te anle­ge, auf der ich mei­nen täg­li­chen „Stun­den­plan“ erstel­le. Wenn ich ein­mal aus dem Rhyth­mus kom­me, strei­che ich ein­fach den Rest des Tages durch und pla­ne in der Spal­te direkt dane­ben nochmal.

Eine Bei­spiel­sei­te aus mei­nem Notiz­buch. Bis zum frü­hen Nach­mit­tag hat­te alles gut geklappt, dann kam ich aus dem Rhyth­mus. Vor allem Video­kon­fe­ren­zen nei­gen bei mir dazu, mehr Zeit zu fres­sen als geplant…

Ich mer­ke, dass ich mit dem neu­en Notiz­buch kon­zen­trier­ter arbei­ten kann als mit einem elek­tro­ni­schen Kalen­der. Es reicht, wenn ich nur noch sel­ten in mei­nen eigent­li­chen Kalen­der schaue, zum Bei­spiel um neue Ter­mi­ne ein­zu­tra­gen. Den gan­zen Tag über liegt mein Notiz­buch auf­ge­schla­gen neben mir auf dem Schreib­tisch und ich habe mei­nen Tages­plan im wahrs­ten Sin­ne des Wor­tes vor Augen.

Was will ich noch verbessern?

Wie immer (zumin­dest für mich) ist das neue Sys­tem natür­lich noch lan­ge nicht perfekt.

Mein Sys­tem, mit dem ich mei­ne Auf­ga­ben in Todoist orga­ni­sie­re, ist noch lan­ge nicht opti­mal. Momen­tan ertrin­ke ich dort in einer Flut von Pro­jek­ten, die nütz­lich waren, so lan­ge ich mich eher auf das Nach­ein­an­der-Abar­bei­ten ein­zel­ner Auf­ga­ben kon­zen­triert haben. Mitt­ler­wei­le ist es für mei­ne Pla­nung wich­ti­ger zu wis­sen, wie lan­ge eine Auf­ga­be ver­mut­lich dau­ern wird, als genau zu wis­sen, zu wel­chem Unter­pro­jekt mei­ner Pro­mo­ti­on sie jetzt genau gehört. Da muss ich noch einen guten Weg fin­den, wie ich den Über­blick behal­ten kann und gleich­zei­tig den Pro­zess des Pla­nens nicht unnö­tig kom­pli­ziert mache.

Außer­dem mer­ke ich immer wie­der, dass ich mich beim Zeit­auf­wand für ein­zel­ne Auf­ga­ben ger­ne ver­schät­ze. Ich den­ke aber, dass sich das mit der Zeit ein­spie­len wird. Dabei könn­te auch das Notiz­buch ganz nütz­lich sein, weil ich dar­in sehe, bei wel­cher Art von Auf­ga­ben ich beson­ders oft umpla­nen muss. Da war der digi­ta­le Kalen­der sehr viel unpraktischer!

Aber im Gro­ßen und Gan­zen mer­ke ich, wie mir mein neu­es Sys­tem gut tut. Ich konn­te sel­ten so ent­spannt am Abend etwas Erhol­sa­mes machen, weil ich genau weiß: die Auf­ga­ben von heu­te sind erle­digt – die für mor­gen muss ich nur noch abarbeiten.

Was sind eure Erfah­run­gen mit Zeit- und Auf­ga­ben­ma­nage­ment? Habt ihr beson­de­re Metho­den, die für euch gut funk­tio­nie­ren? Oder nütz­li­che Werk­zeu­ge, mit denen ihr euch das Leben und die Pla­nung erleich­tert? Womög­lich habt ihr sogar ganz kon­kre­te Vor­schlä­ge, wie ich mein Sys­tem noch bes­ser machen kann? Lasst es mich ger­ne in den Kom­men­ta­ren wis­sen! Ich freue mich, mit euch zu diskutieren 🙂

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